Nhân viên thu mua mà bài viết muốn nhắc đến là nhân viên làm việc trong ngành xuất nhập khẩu, với lượng hàng lớn, để doanh nghiệp thu được lợi nhuận lớn nhất, nhân viên làm việc trong bộ phận thu mua phải càng gắng sức mua được nguồn cung ứng với giá rẻ nhất, nhưng chất lượng vấn phải tốt nhất, cung ứng kịp thời nhất. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua vẫn phải chú ý làm việc nhóm, kết hợp với bộ phận sản xuất, kinh doanh để có thể bán được hàng hóa với giá cao nhất có thể bán, lại thu hút nguồn khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp, đáp ứng cao nhu cầu của khách hàng. Với mỗi một nhân viên thu mua không thể nào không nắm rõ trong tay  quá trình thu mua hàng hóa gồm 8 bước:

  • Nhận yêu cầu thu mua;
  • Xác định rõ yêu cầu thu mua;
  • Lập kế hoạch thu mua;
  • Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp;
  • Đàm phán giá cả phù hợp;
  • Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng;
  • Nhận hàng, Kiểm tra, thanh toán;
  • Cung cấp đến bộ phận nhu cầu hoặc nhập kho.

Trên thực tế, làm việc trong bộ phận Thu mua hàng hóa của một doanh nghiệp làm việc về xuất nhập khẩu, chủ yếu gồm bao quá trình quan trọng

  1. Xác định yêu cầu và nhu cầu thu mua

Việc xác định nhu cầu thu mua nguồn hàng có nhu cầu từ bộ phận kế hoạch, bộ phận nhận yêu cầu của khách hàng để gửi đến bộ phận thu mua, tiếp theo nhân viên thu mua sẽ phân tích rõ ràng thông tin về nhu cầu, như nếu là nhu cầu về sản phẩm cần các chỉ số về kích thước, thành phần, màu sắc, và một số thông tin kỹ thuật liên quan tới hàng hóa… Rồi bắt đầu lập kế hoạch để tiến hành thu mua.

  1. Lập kế hoạch thu mua
  • Đối với những hàng hóa đã nhập trước đó:

Đối với những doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm kinh doanh trong ngành xuất nhập khẩu, chắc chắn sẽ có những nơi cung cấp nguồn hàng cố định, uy tín, làm ăn hợp tác lâu dài, chính vì thế nhân viên thu mua sẽ dễ dàng liên lạc với nguồn cung cấp nguồn hàng với những mặt hàng đã được nhập, và đảm bảo chất lượng, yêu cầu. Quá trình này sẽ giúp người thu mua tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc, mà công việc vẫn diễn ra hiệu quả bởi nguồn cung cũ hiểu biết về quy định làm việc của doanh nghiệp, là nguồn cung uy tín và đảm cung cấp đúng hàng về chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán cũng vì thế giản đơn hơn rất nhiều… Thuận lợi làm việc với những nhu cầu nguồn hàng hóa này giúp doanh nghiệp duy trì được doanh thu tháng.

Tuy nhiên, giá cả thị trường của mỗi mặt hàng là khác nhau và thay đổi theo từng năm, thậm chí từng tháng, vì thế tránh xảy ra sai sót không mong muốn người làm việc tại bộ phận doanh nghiệp cần kiểm tra giá hàng hóa thị trường bằng cạnh xem giá với các nguồn cung cạnh tranh, bên cạnh đó có thể tránh trường hợp vì bất kỳ lý do gì nhà cung cấp không trung thực trong nguồn hàng, và đồng thời là cơ hội tìm được nguồn cung tốt hơn.

  • Đối với hàng hóa mới:

Trong trường hợp nhận được nhu cầu về hàng hóa mới, chắc chắn sẽ tốn thời gian trong việc tìm nguồn hàng cung uy tín, nhân viên tập trung vào công việc để có thể phân loại rõ ràng hàng hóa ngay từ khi nhận bảng kê khai hàng hóa, cùng các yêu cầu và đặc tính kèm theo, rồi từ đó gửi đến các nhà cung, và nhận lại được báo giá. Là một nhân viên thông minh, có kinh nghiệm làm việc lâu năm, ngay từ ban đầu khi tìm kiếm nguồn cung với các mặt hàng khác nhau, nên làm cho mình danh sách các nhà cung chất lượng, uy tín, với các mặt hàng khác nhau, lại cập nhập thông tin qua từng năm, chỉ cần khi dùng đến và gửi yêu cầu đến nhà cung, chứ không cần tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm nguồn cung của mặt hàng đó.

  1. Tiến hành thu mua hàng hóa

Quá trình thu mua hàng hóa có diễn ra thuật lợi hay gặp một vài rắc rối cần giải quyết, và có giải quyết tốt để diễn ra thành công hay không đều phụ thuộc trách nhiệm của các nhân viên thu mua của doanh nghiệp. Để có thể chọn lựa ra được một nhà cung cấp hợp lý, kết hợp toàn diện đầy đủ yếu tố của doanh nghiệp, lại có đáp ứng được mọi điều kiện của mặt hàng không bao giờ là chuyện dễ dàng, nhà cung cấp chính là phần thắng mà một doanh nghiệp Xuất – Nhập khẩu có được, chính vì thể các yếu tố có thể tìm được một nhà cung ứng mặt hàng tốt như sau:

  • Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua.
  • Liên hệ , yêu cầu báo giá.
  • Chọn lọc 1 số nhà cung cấp có giá cả tốt hơn và nguồn hàng chất lượng hơn.
  • Đàm phán giá cả để nhận được giá tốt hơn giá được đưa ra.
  • Yêu cầu sử dụng sản phẩm mẫu.

Sauk hi sử dụng sản phẩm mẫu và thấy mặt hàng là phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, trực tiếp đàm phán với nhà cung và thực hiện những bước tiếp theo:

  • Ký kết hợp đồng mua bán.
  • Nhận hàng.
  • Kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với hợp đồng và so sánh với sản phẩm mẫu nhận được trước đó.
  • Thanh toán hợp đồng.
  • Cung ứng đến các bộ phận liên quan hoặc lưu kho tồn trữ.
  • Rút ra kết luận để thuận lợi cho lần nhập hàng sau: Quan điểm đưa ra cần khách quan để có được những lơi ích trong việc thu mua hàng lần sau.

Để có được một quá trình thu mua thành công, nhất định phải đảm bảo ba yếu tốt: mặt hàng chất lượng nhất, giá cả rẻ nhất so với giá thị trường và cung ứng kịp thời cho việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, là một nhân viên trong bộ phận thu mua nói riêng và nhân viên trong ngành Xuất – Nhập khẩu nói chung, nhất định phải có được sự nhanh nhẹn, nhạy bén, có khả năng đàm phán, thuyết phục với nhà cung chấp nhận giá cả mình đưa ra, thêm nữa lại cẩn thận , trọng tính trong khi làm với các giấy tờ, giấy tờ, có sự điềm tình , khả năng giải quyết vấn đề xảy ra, tình huống xấu lại càng tốt.

Continue Reading